Giv gæsterne et valg om, hvordan de deltager
En firmagruppe kan bestå af mennesker med meget forskellige interesser, grader af tryghed og lyst til fysisk aktivitet. Spørg deltagerne, hvad de har brug for at vide, før de vælger, hvordan de vil deltage. Undgå at fremstille ivrig deltagelse som en prøve på holdånd. Beskrivelsen af arrangementet bør ærligt afspejle forskellene og spørge arrangøren, hvordan det foreslåede program kan rumme dem. Mulighed for at se på eller andre alternativer skal ønskes og bekræftes, ikke tages for givet.
Del relevante behov tidligt
Saml praktiske spørgsmål om adgang, tøj, kommunikation og komfort gennem en passende kontaktperson for arrangementet. Giv leverandøren de oplysninger, der er nødvendige for at vurdere programmet, uden at dele personlige oplysninger bredere end nødvendigt. Spørg, hvordan instruktionerne gives, og hvordan deltagerne kan stille spørgsmål eller bede om en pause. En engelsk tolk kan være del af holdet, men en multinational gruppe kan have yderligere behov, som bør overvejes, inden arrangementet fastlægges endeligt.
Beskriv den aftalte oplevelse præcist
Når arrangøren har bekræftet formatet, så fortæl deltagerne, hvad de kan forvente, og hvilke deltagelsesmuligheder der findes. Medtag forberedelsesanvisninger og forklar, hvem de kan kontakte med spørgsmål. Beskriv oplevelsen som en mulighed for at opdage sumo sammen med deltagelse, der passer til gruppen. Bed efter arrangementet både aktive deltagere og tilskuere om tilbagemeldinger. Deres forskellige oplevelser kan hjælpe med at vurdere, om formatet passede til gruppen, og hvad der bør ændres ved en fremtidig reservation.