Anna vieraille mahdollisuus valita osallistumistapansa
Yritysryhmässä voi olla ihmisiä, joiden kiinnostus, rohkeus ja halu osallistua liikuntaan eroavat paljon. Kysy osallistujilta, mitä he tarvitsevat tietääkseen ennen osallistumistavan valitsemista. Älä esitä innokasta osallistumista ryhmähengen mittarina. Tapahtumakuvauksen tulee kertoa ryhmän kirjosta rehellisesti ja kysyä järjestäjältä, miten ehdotettu ohjelma voi huomioida sen. Katselua tai muita vaihtoehtoja tulee pyytää ja ne tulee vahvistaa sen sijaan, että ne oletetaan saataviksi.
Kerro olennaiset tarpeet ajoissa
Kerää käytännön kysymykset kulkemisesta, vaatetuksesta, viestinnästä ja mukavuudesta sopivan tapahtumayhteyshenkilön kautta. Anna palveluntarjoajalle ohjelman arviointiin tarvittavat tiedot jakamatta henkilötietoja tarpeettoman laajalle. Kysy, miten ohjeet annetaan ja miten osallistujat voivat kysyä tai pyytää taukoa. Englanninkielinen tulkki voi kuulua tiimiin, mutta monikansallisella ryhmällä saattaa olla muita tarpeita, jotka tulee huomioida ennen tapahtuman viimeistelyä.
Kuvaa sovittu elämys täsmällisesti
Kun järjestäjä vahvistaa toteutuksen, kerro osallistujille, mitä odottaa ja mitä osallistumisvaihtoehtoja on tarjolla. Sisällytä valmistautumisohjeet ja kerro, keneen voi ottaa yhteyttä kysymyksissä. Kuvaa elämys mahdollisuutena tutustua sumoon yhdessä ryhmälle sopivalla osallistumisella. Pyydä tapahtuman jälkeen palautetta sekä osallistujilta että katsojilta. Erilaiset kokemukset auttavat arvioimaan toteutuksen sopivuutta ryhmälle ja muutostarpeita tulevaa varausta varten.