Kerro tilaisuudesta
Aloita siitä, mitä ryhmän tulisi kokea yhdessä: kulttuuriin tutustuminen, mahdollisuus kysymyksiin tai ohjattu aktiviteetti osana laajempaa kannusteohjelmaa. Kuvaa osallistujat ja heidän todennäköinen sumotietämyksensä. Älä oleta aktiviteetin automaattisesti parantavan yhteistyötä tai tuottavan liiketoiminnallista tulosta. Selkeä tarkoitus antaa järjestäjälle konkreettisen suunnittelupohjan ja tapahtumatiimille järkevän perustan kokemuksen arviointiin jälkeenpäin.
Valitse ryhmän kokoon sopiva paikka
Aito kehä sopii parhaiten enintään kahdenkymmenen hengen ryhmille. Tavallinen matto-ohjelma palvelee kymmentä–kolmeakymmentä osallistujaa, ja räätälöityjä suurempia ohjelmia on saatavilla enintään kahdensadan hengen ryhmille. Suurempi määrä edellyttää erillistä keskustelua tilasta, henkilöstöstä, osallistumisesta ja tapahtuma-ajasta; kyse ei ole vain pienen harjoituksen suurentamisesta. Kerro odotettu osallistujamäärä, mahdollinen epävarmuus ja ajankohta, jolloin lopullinen määrä tiedetään.
Suunnittele päivä tapahtumatiimisi kanssa
Sisällytä toivottu kaupunki, mahdolliset päivät, tilavaatimukset, kielitarpeet ja muu tapahtuma-aikataulu. Ohjelma kestää noin puolitoista tuntia, mutta saapuminen, vaatteiden vaihtaminen ja lähtö tulee vahvistaa erikseen. Kerro, kuka koordinoi ryhmää ja miten osallistujien kysymykset välitetään järjestäjälle. Yksityisvarauksiin suositellaan vähintään kahden viikon ennakkoa, ja räätälöidyt toiveet kannattaa esittää mahdollisimman ajoissa. Pyydä kirjallinen ehdotus, jossa määritellään sovittu toteutus, henkilöstö ja vastuut ennen aktiviteetin sisäistä markkinointia.