دربارهٔ مسیر کامل بپرسید
آدرس به‌تنهایی مناسب بودن محل برای خانواده را نمی‌گوید. مسیر نقطهٔ ملاقات تا فضای فعالیت، شامل پله، آسانسور، کف و جای نشستن را بپرسید. اگر کسی وسیلهٔ کمک‌حرکتی دارد یا کالسکه می‌آورید، بگویید چه چیزی باید از فضا عبور کند. پاسخ مشخص دربارهٔ محل تأییدشده بخواهید، نه اتکا به عبارت کلیِ استقبال از خانواده‌ها.
امکانات موردنیاز خانواده را بررسی کنید
به توالت، تعویض لباس، جای وسایل و محل انتظار همراه فکر کنید. بپرسید کدام فراهم است و استفاده مشترک است یا خصوصی. نیاز حسی یا ارتباطی را با شرایط مرتبط توضیح دهید و امکان هماهنگی را بپرسید. مترجم انگلیسی ممکن است بخشی از برنامه باشد، اما ترجمه همهٔ نیازهای ارتباطی را حل نمی‌کند. نیاز فردی را پیش از جلسه مطرح کنید؛ انتظار نداشته باشید تیم حدس بزند.
محل مناسب خانواده را انتخاب کنید
برنامه‌های توکیو و اوساکا محیط‌های مشخصی دارند و هر ارزیابی دسترسی باید مربوط به محل تأییدشدهٔ رزرو باشد. توضیح دهید کدام ترتیب ضروری و کدام فقط مفید است. این کار پاسخ روشن برگزارکننده و تصمیم شما دربارهٔ مناسب بودن بازدید را ممکن می‌کند. تأییدها را کنار برنامه نگه دارید و با بزرگسالان همراه شریک شوید. هر تغییر درخواستی را پیش از رزرو با برگزارکننده قطعی کنید.