Ξεκινήστε από τον σκοπό του πελάτη
Ξεκινήστε από τον λόγο για τον οποίο ο πελάτης θέλει σούμο στο ταξιδιωτικό πρόγραμμα. Ίσως εκτιμά την πολιτιστική εξήγηση, την προσωπική συμμετοχή, την οικογενειακή μάθηση ή τη συζήτηση για αθλητική προπόνηση. Καταγράψτε προτιμώμενη πόλη, χρονικά περιθώρια, σύνθεση ομάδας και τη θέση της εμπειρίας στο συνολικό ταξίδι. Ο ακριβής σκοπός βοηθά τον πάροχο να επιλέξει χρήσιμη πρόταση. Γενικές αναφορές σε αποκλειστικότητα ή αυθεντικότητα πρέπει να ακολουθούνται από συγκεκριμένα αιτήματα που συζητούνται και επιβεβαιώνονται.
Προσδιορίστε ουσιαστικές προτιμήσεις
Το πρόγραμμα συνεργάζεται με πρώην επαγγελματίες και διακεκριμένους ερασιτέχνες εκπαιδευτές, συνήθως με έναν ή δύο εκπαιδευτές και αγγλόφωνο διερμηνέα· η στελέχωση διαφέρει. Αν συγκεκριμένο υπόβαθρο, κατονομαζόμενος εκπαιδευτής ή πρώην sekitori είναι σημαντικός για τον πελάτη, ζητήστε το ρητά και εκ των προτέρων. Συμπεριλάβετε στην ίδια περιγραφή διερμηνεία, διακριτικότητα, φωτογράφιση, παρατηρητές και πρόσβαση. Ξεχωρίστε τα απαραίτητα από τις προτιμήσεις, ώστε ο πάροχος να εξηγήσει τι διατίθεται χωρίς ο σύμβουλος να υποσχεθεί άθελά του μη επιβεβαιωμένη παροχή.
Επιβεβαιώστε λεπτομέρειες πριν παρουσιάσετε το πρόγραμμα
Οι ιδιωτικές κρατήσεις συνιστάται να ζητούνται τουλάχιστον δύο εβδομάδες νωρίτερα. Υπολογίστε περίπου ενενήντα λεπτά για την εμπειρία και έπειτα ορίστε άφιξη, αλλαγή ρούχων και αναχώρηση πριν δεσμεύσετε γειτονικά ραντεβού. Ζητήστε γραπτή αναφορά χώρου, στελέχωσης, μορφής και παροχών, μαζί με τους ισχύοντες όρους κράτησης. Συγκρίνετε την πρόταση με την αρχική περιγραφή πριν την παρουσιάσετε στον πελάτη. Έτσι το ταξιδιωτικό πρόγραμμα αντανακλά τα ενδιαφέροντά του και τις διευθετήσεις που επιβεβαιώθηκαν γι’ αυτόν.