Forklar hvordan dere vil bruke bildene
Et ønske om et privat minnebilde er noe annet enn å planlegge en reklamefilm eller ta opp en teknisk demonstrasjon. Forklar den planlagte bruken når dere tar kontakt, og spør hvilke tillatelser som kreves fra arrangøren, treningsstedet og instruktørene. Ikke gå ut fra at en privat bestilling gir ubegrenset rett til filming. Svaret kan påvirke programmet, utstyret eller tidsbruken. Derfor bør det avklares i den første forespørselen, før et kamerateam møter opp.
Respekter alles ønsker om fotografering
Spør deltakerne om deres ønsker før arrangementet, med særlig hensyn til barn og medfølgende foresatte. For en bedriftsgruppe bør fotoplanen være tydelig, slik at ingen først under aktiviteten oppdager at de forventes å være med på bilder. Snakk om hvordan personer som ikke ønsker å vises, kan ivaretas, og bekreft at det foreslåtte stedet gjør dette mulig. Arrangørens tillatelse og deltakerens komfort er to forskjellige spørsmål, og begge trenger et konkret svar.
Hold filmingen innenfor den avtalte økten
Spør når fotografering kan skje, og om planlagte opptak vil avbryte veiledningen eller kreve ekstra avtaler. Faglige besøkende bør be om lov til å ta opp forklaringer, fremfor å regne med at alt undervisningsmateriale kan gjenbrukes. Følg etterpå de avtalte vilkårene for lagring, redigering, deling og kreditering. Hvis bruken endres, kontakt arrangøren før publisering. Når tillatelser og tidspunkt er avklart, kan gruppen nyte opplevelsen og ta med bilder som minner om dagen.