說明影像的計劃用途
想留一張個人照片，與計劃拍宣傳片或錄制技術示範，並不是同一回事。諮詢時說明用途，並詢問組織方、場地及教練分別需要哪些許可。不要認為私人預約就能不受限制地拍攝。答復可能影響課程、設備或時間安排，因此應在最初需求中討論，而不是等攝制團隊到達後才處理。
尊重每個人的拍攝意願
活動前詢問參加者意願，並妥善考慮兒童及陪同監護人。企業團體應提前說明拍攝計劃，避免有人在活動中才知道自己被期望出鏡。討論如何照顧不願入鏡的人，並確認擬定環境能否支持該安排。組織方的許可與參加者是否自在是兩個不同問題，兩者都需要明確答復。
在商定的課程範圍內拍攝
請詢問何時可拍攝，以及計劃錄制是否會打斷教學或需要額外安排。技術訪問者應申請錄制講解的許可，不要默認所有教學材料都可再利用。事後請遵守關於保存、剪輯、分享和署名的約定。若用途改變，發布前請重新聯繫組織方。許可與時間確定後，團體便能安心體驗，並帶走值得回味的照片。