Objasnite kako planirate koristiti slike
Želja za osobnom fotografijom razlikuje se od plana promotivnog filma ili snimanja tehničke demonstracije. Pri slanju upita objasnite namjeravanu uporabu i pitajte koja su dopuštenja potrebna od organizatora, lokacije i instruktora. Ne pretpostavljajte da privatna rezervacija znači neograničeno snimanje. Odgovor može utjecati na program, opremu ili vrijeme, pa ga je bolje razmotriti u početnom opisu nego nakon dolaska snimateljske ekipe.
Poštujte svačije želje o fotografiranju
Prije događanja pitajte sudionike o njihovim željama, uz primjerenu pažnju prema djeci i skrbnicima u pratnji. Za korporativnu grupu jasno predstavite plan fotografiranja kako nitko tek tijekom aktivnosti ne bi saznao da se očekuje njegovo sudjelovanje u snimanju. Dogovorite kako uvažiti osobu koja se ne želi pojaviti i potvrdite podržava li predloženo okruženje takav dogovor. Dopuštenje organizatora i ugoda sudionika zasebna su pitanja i oba zaslužuju konkretan odgovor.
Zadržite snimanje unutar dogovorenog termina
Pitajte kada je moguće fotografirati i bi li planirano snimanje ometalo poduku ili zahtijevalo dodatne dogovore. Stručni posjetitelj treba zatražiti dopuštenje za snimanje objašnjenja, ne pretpostaviti da su svi nastavni materijali dostupni za ponovnu uporabu. Poslije slijedite uvjete dogovorene za čuvanje, uređivanje, dijeljenje i navođenje autora. Ako se namjena promijeni, prije objave ponovno se javite organizatoru. Kada su dopuštenja i vrijeme dogovoreni, grupa može uživati u iskustvu i ponijeti fotografije za uspomenu.