הסבירו איך תשתמשו בתמונות
רצון לתמונה אישית שונה מתכנון סרט פרסומי או הקלטת הדגמה טכנית. הסבירו בפנייה את השימוש ושאלו אילו אישורים צריך מהמארגן, מהמקום ומהמדריכים. אל תניחו שהזמנה פרטית מאפשרת צילום בלתי מוגבל. התשובה יכולה להשפיע על התוכנית, על הציוד או על הזמן, ולכן עדיף לדון בה בתדריך הראשון ולא אחרי שצוות צילום מגיע.
כבדו את העדפות הצילום של כולם
שאלו משתתפים על העדפות לפני האירוע, עם תשומת לב מתאימה לילדים ולמבוגרים האחראים. לקבוצת חברה הציגו תוכנית צילום ברורה כדי שאיש לא יגלה באמצע הפעילות שמצופה ממנו להצטלם. דונו בסידור למי שאינו רוצה להופיע ואז אשרו אם המקום המוצע תומך בו. רשות המארגן ונוחות המשתתף הן שאלות נפרדות, ושתיהן ראויות לתשובה מפורשת.
שמרו את הצילום במסגרת המפגש המוסכם
שאלו מתי אפשר לצלם ואם הקלטה מתוכננת תפריע להדרכה או תדרוש סידורים נוספים. מבקר טכני צריך לבקש רשות להקליט הסברים, ולא להניח שכל חומר לימודי זמין לשימוש חוזר. אחר כך פעלו לפי התנאים שסוכמו לשמירה, עריכה, שיתוף וייחוס. אם מטרת השימוש משתנה, חזרו למארגן לפני פרסום. כשהרשות והתזמון ברורים, הקבוצה יכולה ליהנות ולחזור עם תמונות למזכרת.