Forklar, hvordan billederne skal bruges
Et ønske om et privat billede er noget andet end en plan om en reklamefilm eller optagelse af en teknisk demonstration. Forklar den påtænkte brug i forespørgslen, og spørg, hvilke tilladelser der kræves fra arrangøren, stedet og instruktørerne. Regn ikke med, at en privat reservation giver ubegrænset ret til at filme. Svaret kan påvirke program, udstyr eller tidsplan, så det bør drøftes i den første beskrivelse frem for, når et kamerahold allerede er ankommet.
Respektér alles ønsker om fotografering
Spørg deltagerne om deres ønsker inden arrangementet, med passende opmærksomhed på børn og ledsagende ansvarlige voksne. Gør foto- og filmplanen klar for en firmagruppe, så ingen først opdager under aktiviteten, at de forventes at medvirke. Drøft, hvordan der kan tages hensyn til en person, som ikke ønsker at være med på billeder, og bekræft derefter, om de foreslåede rammer gør det muligt. Arrangørens tilladelse og en deltagers tryghed er to forskellige spørgsmål, og begge fortjener et konkret svar.
Hold optagelserne inden for det aftalte forløb
Spørg, hvornår fotografering kan foregå, og om planlagte optagelser afbryder undervisningen eller kræver ekstra aftaler. En gæst på et teknisk besøg bør bede om tilladelse til at optage forklaringer frem for at antage, at alt undervisningsmateriale frit kan genbruges. Følg bagefter de aftalte betingelser for opbevaring, redigering, deling og kreditering. Hvis den påtænkte brug ændres, så kontakt arrangøren igen inden offentliggørelse. Når tilladelser og tidspunkter er på plads, kan gruppen nyde oplevelsen og tage billeder med hjem som minder.