સંપૂર્ણ અનુભવ માટે સમય રાખો
ખાનગી કાર્યક્રમ લગભગ નેવું મિનિટનો છે. અન્ય આરક્ષણો વચ્ચે સત્ર મૂકતાં પહેલાં આ સમયમાં કઈ પ્રવૃત્તિઓ અને વ્યવહારિક કામ સામેલ છે તે પૂછો. આગમનની સૂચનાઓ, કપડાં બદલવાની વ્યવસ્થા અને નીકળવાના અપેક્ષિત સમયને અલગ ધ્યાન આપવું જોઈએ. ગ્રાહકનું ત્યાર પછીનું ભોજન, ટ્રેન કે મુલાકાતનો સમય નિશ્ચિત હોય તો એ મર્યાદા વહેલી જણાવો. બુકિંગ પાકું થયા પછી અનુભવ ટૂંકો કરવા કરતાં આયોજન વખતે પ્રસ્તાવિત સમયસૂચિ તપાસવી સરળ છે.
વાસ્તવિક સ્થળોના આધારે આયોજન કરો
ટોક્યોમાં ખાનગી અખાડાનો વિકલ્પ ઓતાના Heiwanomori Parkમાં છે અને દરેક બુકિંગ માટે સ્થળની પુષ્ટિ થાય છે. ઓસાકામાં કાર્યક્રમનું સ્થળ KG Building, 14-13 Ishigatsujicho, Tennoji છે, જે નામ્બાથી ટ્રેનમાં લગભગ આઠ મિનિટ દૂર હોવાનું જણાવાય છે. આમાંથી કોઈપણ માહિતી હોટેલના દરવાજેથી સંપૂર્ણ મુસાફરી દર્શાવતી નથી. માત્ર ટ્રેનના ભાગને ગણવાને બદલે સ્ટેશન સુધી પહોંચ, ચાલવું અને જૂથની જરૂરિયાતોને ધ્યાનમાં રાખીને ચોક્કસ માર્ગ અને મળવાની જગ્યા તપાસો.
દિવસના બાકીના ભાગમાં પણ અવકાશ રાખો
સેવા પ્રદાતા સ્વરૂપ અને સમયની પુષ્ટિ કરે પછી આસપાસનો પ્રવાસ કાર્યક્રમ પસંદ કરો. પરિવારો, મુલાકાતી કોચ અને મોટા જૂથોને જુદી તૈયારી અને આગમનની વ્યવસ્થા જરૂરી હોઈ શકે છે, ભલે સત્રોનો સમયગાળો સરખો હોય. ગ્રાહકને બાકીના દિવસમાં શું કરવું છે તે પૂછો અને પ્રવૃત્તિ કાગળ પર ટૂંકી દેખાય છે એટલે ઘણી યોજનાઓ ઠાંસી ન દો. અંતિમ સમયસૂચિમાં પુષ્ટિ થયેલા સમય અને અંદાજ અલગ દર્શાવો તથા જૂથ સાથેની વ્યક્તિ આ તફાવતો સમજે તેની ખાતરી કરો.