Selvitä, mikä asiakkaalle on tärkeää
Asiakkaat kuvaavat toivomaansa elämystä usein aidoksi, yksityiseksi tai ikimuistoiseksi. Kysy, mitä nämä sanat heille tarkoittavat. Yksi voi haluta perusteellista kulttuurin selittämistä, toinen osallistua tai ymmärtää ohjaajan urheilutaustaa. Muuta vastaus pyynnöksi, jota palveluntarjoaja voi arvioida. Pyydä esimerkiksi aikaa harjoitusrutiineista keskustelemiseen sen sijaan, että lupaisit pääsyn toimivaan sumokouluun tai vahvistamattoman kulissientakaisen vierailun.
Muuta kiinnostuksenkohteet konkreettisiksi pyynnöiksi
Selvitä urheilutaustaiselta asiakkaalta hänen kokemuksensa ja tekniset kysymyksensä. Perheen osalta sisällytä iät, rohkeuden tasot ja vastuullisia aikuisia koskevat järjestelyt. Kuvauskiinnostus edellyttää kysymyksiä luvista ja kuvien käytöstä. Jos entisen ammattilaisen tapaaminen on keskeistä, kerro se; ohjelmassa työskentelee myös menestyneitä amatööriohjaajia. Entistä sekitoria tai nimettyä henkilöä tulee pyytää etukäteen, eikä hänen osallistumistaan saa päätellä yleisestä markkinointitekstistä.
Vie painopisteet varaukseen asti
Lähetä järjestäjälle lyhyt luettelo välttämättömistä asioista ja sen jälkeen toiveista sekä päivät, kaupunki ja seurueen koko. Pyydä ilmoittamaan vastauksessa mahdolliset rajoitukset. Kun ehdotus saapuu, tarkista jokainen painopiste nimenomaista vastausta vasten sen sijaan, että tulkitsisit hiljaisuuden suostumukseksi. Käytä samoja vahvistettuja tietoja asiakkaan matkaohjelmassa. Näin keskustelu on hyödyllisempi: palveluntarjoaja voi selittää tarjolla olevan ohjelman, ja asiakas voi valita ymmärtäen selvästi, mitä on järjestetty.