פעלו לפי הוראות ההזמנה שלכם
סידורי הלבוש תלויים במפגש ובמקום, ולכן בקשו את הוראות ההכנה המאושרות לפני האריזה ליום. בררו מה ללבוש בהגעה, האם מחליפים בגדים וכיצד ישתמשו במאוואשי. המאוואשי הוא פריט ציוד ייחודי לסומו, ולאיגוד הסומו היפני יש מדריך רשמי. המקור מסביר את הבגד, אך אינו קובע מה ההזמנה הפרטית מספקת או איך תלבשו אותו.
בדקו את הפרטים המעשיים הקטנים
שאלו על אזור החלפה, אחסון תיקים, סידורי נעליים והאם להביא מגבת או מי שתייה. אלה שאלות פשוטות שיש להן משמעות ליום של טיול. אם הקבוצה מגיעה עם מזוודות או ממשיכה ישירות לפגישה אחרת, ציינו זאת מראש. אל תניחו שהמקום יכול לאחסן חפצים גדולים או שהתוכנית כוללת זמן ומתקנים לכל מה שאתם נוהגים לעשות בהכנה במרכז ספורט.
עזרו לכולם להרגיש מוכנים
הסבירו לכל משתתף שהמדריך ינחה את המפגש ויבהיר מה מתאים לנסות. שתפו בחששות על לבוש, נוחות או השתתפות לפני ההגעה ולא באלתור במקום. משפחות צריכות לשאול כיצד הילדים והמבוגרים המלווים מתכוננים יחד. ביום הביקור שמרו בהישג יד את אישור ההזמנה, הוראות ההגעה ופרטי הקשר של המארגן. הצוות יסביר מה צריך, כדי שתוכלו לארוז בביטחון.