הבינו את החוויה עצמה
התחילו מהתוכנית: מה יוסבר, יודגם ויוצע להשתתפות? שאלו אם המפגש מתקיים בזירה אמיתית או על מזרן ואיך הקבוצה עוברת בין הפעילויות. התוכנית אורכת כ־90 דקות; שאלו מה כלול בזמן הזה. תשובה ברורה תעזור לדמיין את החוויה בלי להניח שכל משתתף יעשה כל פעילות או יקבל אותה כמות הדרכה אישית.
שאלו על המדריכים והתמיכה בשפה
התוכנית עובדת עם מדריכים מקצוענים לשעבר ועם חובבים בעלי הישגים. בדרך כלל יש מדריך אחד או שניים ומתורגמן לאנגלית, אך הרכב הצוות משתנה. שאלו מי צפוי להוביל את ההזמנה ואיזו תמיכה בשפה כלולה. אם דרגה, רקע או אדם מסוים חשובים, בקשו מראש. אפשר לבקש סקיטורי לשעבר, והוא מאושר בנפרד.
סגרו פרטים מעשיים מוקדם
לפני קביעת התוכניות, בקשו מקום מאושר, נקודת מפגש, שעת הגעה, הוראות לבוש, סידורי החלפה וצפי עזיבה. שאלו על תנאי הביטול והתשלום החלים במקום להסתמך על תנאים מחוויה אחרת. כללו בפנייה הראשונה מספר אנשים, גילי ילדים, בקשות לצופים וצרכי גישה. מומלץ להזמין לפחות שבועיים מראש; שיחה מוקדמת נותנת זמן לבירור. שמרו את האישור הסופי בכתב במקום שכל מי שאחראי למסלול יוכל למצוא.