Vertaa samoja asioita
Aloita ehdotetusta elämyksestä: kaupunki, vahvistettu tai ehdotettu paikka, aito kehä tai matot, harjoituksen arvioitu kesto ja ryhmän koko. Aito kehä sopii parhaiten enintään kahdellekymmenelle osallistujalle, kun taas tavallinen matto-ohjelma palvelee kymmenen–kolmenkymmenen hengen ryhmiä. Suuremmat räätälöidyt matto-ohjelmat voivat ulottua kahteensataan osallistujaan erillisen suunnittelun perusteella. Näitä toteutuksia ei pidä pitää keskenään samanlaisina vain siksi, että jokaisessa ehdotuksessa käytetään ilmaisua yksityinen sumo.
Lue toteutuksen yksityiskohdat
Tarkista ohjaajien määrä ja taustat, tulkkaus, osallistumisjärjestelyt ja mahdollisesti pyydetty katsojien pääsy. Tavalliseen tiimiin voi kuulua yksi tai kaksi ohjaajaa ja englanninkielinen tulkki, mutta henkilöstö vaihtelee. Tietyt henkilöt ja entiset sekitorit edellyttävät ennakkopyyntöä. Vertaa sitten tarpeen mukaan varusteita ja vaatetusta, pukutiloja, kuljetuksia, saattamista ja kuvausjärjestelyjä. Merkitse vastaamattomat kohdat kysymyksiksi äläkä sisällytä niitä hiljaisesti tarjoukseen. Sinun tulisi pystyä selittämään tarkasti, mitä jokaiseen ehdotukseen kuuluu.
Tarkista kaupalliset ehdot ja aikataulu
Tarkastele, mitä tarjoussumma kattaa, miten verot tai lisäpalvelut kuvataan ja mitä maksu- ja peruutusehtoja sovelletaan. Ehdot ovat varauskohtaisia, joten vahvista ne järjestäjältä. Kysy, miten osallistujamäärän, ajan tai ohjelman muutokset käsitellään. Vertaa lopuksi ehdotusta asiakkaan todellisiin tavoitteisiin ja aikatauluun. Hyödyllinen suositus selittää, miksi vahvistettu toteutus vastaa tarpeita, ja tuo avoimet pyynnöt näkyviin ennen asiakkaan päätöstä.